Технология карьеры

Неисполнение должностных обязанностей: следствие ведут кадровик

«Мы или делаем себя сильными, или делаем себя слабыми. Количество работы одно и то же». К. Кастанеда. «Путешествия в Икстлан»

Наверное, каждый руководитель мечтает об идеальных сотрудниках, которые умны, успешны, лояльны к фирме, зарабатывают много денег своему руководству, великолепно и без лишних понуканий исполняют свои обязанности и при этом всем довольны. Но, это в мечтах. В жизни же большинство руководителей часто обнаруживают, что сотрудники их компаний не слишком утруждают себя выполнением своих прямых функций.

Наша сегодняшняя беседа и будет посвящена выяснению того, почему сотрудники компании иногда перестают выполнять возложенные на них обязанности.

Ошибки, позволяющие сотрудникам меньше работать, в большинстве случаев одинаковы и встречаются почти в каждой компании, вне зависимости от масштаба ее деятельности. И, как это ни досадно, в большинстве случаев руководство компании зачастую само подталкивает сотрудников к неисполнению трудовых обязанностей. Вспомните, как ведут себя маленькие дети. Стоит только один раз разрешить схватить бабушкины очки и бросить их на пол, и можно с уверенностью утверждать, что солидная часть семейного бюджета будет уходить на покупку новых средств для лицезрения любимого внука. Но, даже повзрослев, люди не забывают своих детских привычек. Стоит только несколько раз поощрить (ведь не наказать — значит поощрить!) халатное отношение к должностным обязанностям — можете быть уверены, что привычка недоделывать работу, как юркая змейка проползет по всем отделам фирмы и оставит свой след на каждом рабочем столе.

Итак, попробуем описать проблемы, которые могут вызвать у сотрудников желание немного отдохнуть от выполнения своих должностных обязанностей. Надеюсь, вы не рассчитываете найти здесь полного и всеобъемлющего списка возможных вариантов. Мы остановимся только на наиболее типичных случаях.

Отсутствие четко разработанных регламентов, инструкций и прочих режимных элементов всегда предоставит возможность работодателю выразить свое недовольство качеством и объемом результатов труда сотрудников. Общее правило: если вы хотите неразберихи, никогда не занимайтесь регламентированием труда и не тратьте времени на разработку управленческой документации. И тогда у вас будет обширное количество уловок для выражения недовольства работой своих сотрудников, в конце — концов, признать испытательный срок «непройденным». Но не забывайте, что и у работников вашей компании также будет достаточно возможностей не выполнять свою работу в должной мере!

Несмотря на то, что в последние годы все больше руководителей начинает понимать необходимость и полезность разработки различного рода организационной документации, существует еще много компаний, где руководство не озабочено разработкой всех необходимых регламентов. За кажущейся «ненужностью» и «излишней бюрократичностью» таятся многие лазейки, позволяющие сотрудникам компании избежать ответственности за свои действия.

Ошибка 1: абсолютное отсутствие должностных инструкций

Все обязанности «передаются на словах». Руководство считает, что «лучше душевно поговорить, чем марать тонны бумаги».

Ошибка 2: формальный подход к написанию должностных инструкций

Когда инструкции созданы для отчетности и не используются в реальной жизни, кандидат выходит на работу, слабо представляя себе круг своих обязанностей, первое время «плавает» в выборе наиболее важных из них и обычно выбирает для регулярного выполнения только то, что наиболее для него интересно или не составит труда выполнить. Эта ситуация становится особенно критичной тогда, когда это касается работы «прибылеприносящих» сотрудников. Так, например, в деятельности менеджеров отдела продаж часто вытесняется трудная и не всеми любимая работа по привлечению и «обхаживанию» новых клиентов и повышается доля «обслуживающего мероприятий».

Ошибка 3: неверное распределение обязанностей

Здесь возможно несколько вариантов. В большинстве случаев, все они тесно связаны с нормированием труда сотрудников.

Вариант первый. Те или иные работы не за кем конкретно не закреплены, и их выполняет тот, кто в данный момент свободен или «просто вспомнил» о необходимости выполнить их.

Пример. Задача пополнения прайс-листов в торговом зале возложена на всех менеджеров зала, при этом не назначен «ответственный» за выполнение этих работ. Как следствие, прайс-листы распечатываются нерегулярно, да и то, только после соответствующей просьбы клиента. При этом они содержат большое количество ошибок и неточностей.

Вариант второй. Не продумана система «подмены сотрудника в случае отсутствия или болезни».

Пример. Розничный салон по продаже компьютерной техники. С целью привлечения клиентов, изготовлен рекламный щит, который необходимо каждое утро выставлять перед дверями салона. Для выполнения этой задачи назначен сотрудник, которому доплачивается «за вынос» определенная сумма к основному заработку. В целом эта схема работала весьма успешно, за исключением тех дней, когда данный сотрудник по каким-то причинам не являлся на работу или опаздывал к началу рабочего дня. Тогда рекламный щит, как правило, не выставлялся. Или выставлялся, но после долгих уговоров кого-нибудь из работников. Основные аргументы, предъявляемые руководству: «мне не платят за эту работу» и «я сейчас не могу этого сделать, потому что у меня много своей работы».

Вариант третий. Сотрудникам вменено большое количество «разношерстных» обязанностей.

Пример. Системный администратор, помимо своих основных функций выполняет роль экспедитора и сотрудника, занимающегося вопросами рекламы. Он много времени проводит в разъездах по нуждам фирмы. В результате, обычно не успевает изготовить и разместить рекламу в СМИ или не оказывается «под рукой» в момент, когда необходим срочный ремонт техники. В этом случае, если вы поинтересуетесь «почему обязанности не выполняются в должной мере?», ваш сотрудник, скорее всего, сошлется на чрезмерную занятость и большое количество обязанностей.

Только жесткое нормирование труда позволит вам выяснить, сколько на самом деле времени уходит на выполнение тех или иных работ, а сколько — на решение личных вопросов.

Вариант четвертый. Он в большей мере связан непосредственно с личностью конкретного руководителя.

Пример. Некоторые руководители любят раздавать своим подчиненным множество разовых поручений: нужно срочно «посмотреть это» или «сделать то».

Не забывайте, что чем больше «разовых» обязанностей сваливается на голову сотрудника, тем больше вероятность, что он забросит выполнение того, для чего его вообще принимали на работу. И что самое главное — у него всегда будет объяснение, почему он не выполняет своих прямых обязанностей.

Вариант пятый. Это двойная подчиненность.

Чем больше руководителей у исполнителя, тем больше шансов, что полноценно работать он не будет. Вероятнее всего, что сей «швейк», сначала не будет успевать за распоряжениями двух, а то и трех «генералов», а потом обязательно найдет возможность побольше отдыхать в течение рабочего дня, ссылаясь на срочную работу от «другого» начальника.

Ошибка 4: неправильная постановка контрольно-карательных вопросов

Вариант первый. Как бы мы к этому не относились, система различного рода штрафов существует в подавляющем большинстве коммерческих организаций. Где-то штрафные меры разработаны и прописаны до мелочей, но большинство начальников штрафуют сотрудников «как в голову придет».

Пример. В беседе с руководителем одной из московских компаний я услышала, на мой взгляд, несколько спорное мнение о системе штрафов: «Не считаю целесообразным, — говорил он — разрабатывать четкую систему штрафов и контроля за выполнением тех или иных регламентов. Думаю, что наилучшим вариантом будет приучить сотрудников к мысли, что постоянного контроля нет, но если «поймаю», то штрафану так, что мало не покажется». Мнение сотрудников о применяемой системе было единодушным: директор непоследователен, со «странностями», постоянно пытается «урезать» заработную плату. Как и следовало ожидать, подобная «система» не способствовала повышению производительности труда. Скорее наоборот — «незаслуженно обиженные» руководством сотрудники «зализывали раны», сплетничая о прихотях руководства, и всяческими способами пытались возместить недоданное: незаметно уйти пораньше с работы, просто отсиживать рабочее время или пытаться применять какие-либо «дополнительные методы» для возмещения ущерба.

Вариант второй. Слабо разработанная система контроля за результатами работы.

В целях достижения наилучшего выполнения должностных обязанностей целесообразно требовать от сотрудников некоего стандартизированного отчета о выполненной работе. Применение отчетов в устной или свободной письменной форме, мало поможет в стимулировании работника к точному выполнению возложенных на него обязанностей. На мой взгляд, только стандартизированная форма отчетов для каждой должности (ежедневных — еженедельных — ежемесячных) предоставит возможность наилучшим образом проследить динамику в работе каждого сотрудника.

Пример. «Письменный отчет в свободной форме» коммерческого директора одного из салонов розничных продаж за 21—22 неделю:

текущие закупки;

подготовка концепции рекламной компании в сентябре-октябре (журнал «Концепция бизнеса»);

заказ рекламных модулей Х стр. в журнал «Комп»;

окончательный расчет с ООО «Заря» по системным блокам;

корректировка розничных цен в прайс-листе и в корпоративной базе данных на вновь закупленные позиции;

определение основного ассортимента комплектующих для сборки компьютеров;

переделка прайс-листов, выводимых из корпоративной базы данных;

начало работы над объединением прайсов.

В данной ситуации, не нужно тратить много времени на размышления и анализ представленного «отчета», чтобы понять, что подобный формальный перечень действий без детальной проработки каждого пункта, по меньшей мере, не дает никакого представления о реальной работе сотрудника и, что в рамках данной статьи более важно, предоставляет нерадивым работникам возможность изображать бурную деятельность при ее реальном отсутствии. И это не означает, что вам «попались» самые ленивые сотрудники. Четко структурированный отчет о работе, позволит персоналу еще раз основательно поразмыслить о результатах работы, в то время как отсутствие структуры в отчетах, расхолаживает людей, размывает приоритеты в выполнении обязанностей. В результате, любой сотрудник может отвлекаться на решение второстепенных вопросов, забывая о необходимости выполнения части своих обязанностей.

Поскольку, мы говорим об отчетах, следует упомянуть и о целесообразности планирования рабочего времени. Процедура планирования времени, детальная проработка мероприятий по различным видам деятельности может служить отличным организующим элементом, который будет постоянно напоминать сотрудникам вашей компании о том, что они обязаны сделать. И обратная ситуация: если планирование действий в вашей организации происходит «в мыслях», а не на бумаге, если представляемый руководству план не структурирован, если в нем не обозначаются сроки, цели и предполагаемые результаты деятельности, то повышается вероятность «неисполнения», «не доведения» и «формального отношения» к трудовому процессу.

Ошибка 5: неправильный подбор персонала, прием на работу кандидата заведомо более сильного или более слабого, чем необходимо

Прием на работу кандидата более сильного, чем это требуется, происходит исходя из самых лучших побуждений, из расчета «на будущее», на новый проект, под открытие создаваемого отдела и т.п. При этом вновь принятому сотруднику в скором времени становится скучно на рабочем месте, снижается его интерес к работе и, в конечном итоге, страдает качество выполняемой работы.

Появление в штате кандидата более слабого по подготовке и опыту чаще всего допускает руководство молодых, развивающихся компаний. Именно у таких фирм не всегда есть возможность предложить соискателям серьезное материальное вознаграждение и социальный пакет, обладающие весом на рынке труда и способных привлечь сильных соискателей. Быстро развивающаяся компания часто ориентируется на перспективу возможного роста нового сотрудника и его стремление к пополнению багажа профессиональных навыков. В зависимости от создаваемых компанией условий сотрудник либо оправдывает надежды руководства, либо «выдыхается» на одном из этапов пути.

В большинстве случаев, не нужно рассчитывать, что работник сам придет к вам и признается в том, что обязанности, которые он на себя взял, излишне трудны для него. Как правило сотрудник продолжает поддерживать иллюзию активной работы. И только от мудрости и опыта руководителя зависит то, будет ли он сохранен для фирмы или последует увольнение «неугодного сотрудника, не выполнившего своей работы».

Несколько похожая ситуация возникает и в том случае, когда соискатель на престижную должность «хорошо себя продал».

Пример. Довольно часто встречается в моей практике следующее. С появлением большого количества литературы по технике проведения собеседования, все больше появляется «подкованных» соискателей («джоб-сикеров»), за обученностью технике поведения при интервьюировании которых, бывает сложно увидеть их реальный опыт и знания. В том случае, если кандидат излишне переоценил свой опыт и способность к обучению, это может привести к ситуации «невыполнения обязанностей».

Ошибка 6: отсутствие предварительной оценки мотивации

Уже в процессе проведения отбора соискателей важно оценить мотивацию к труду.

Перечислю только несколько вариантов.

Вариант первый. Соискатель стремится «пересидеть» до того момента, пока не будет найдена более интересная и выгодная для него работа. При этом большая заинтересованность в качественном выполнении возложенных на него обязанностей, чаще всего, не наблюдается. В целях предотвращения данной ситуации, необходимо обращать особое внимание на соискателей, которые идут к вам с заведомым понижением должности или заработной платы.

Вариант второй. «Работаем, чтобы не сидеть дома». К этому варианту чаще всего прибегают представительницы прекрасной половины человечества. В стремлении расширить круг общения, они подыскивают не слишком сложную работу и обязательно в «хорошем коллективе». Тогда ваш офис может превратиться в некое подобие клуба по интересам, когда в рабочее время сотрудники будут обсуждать любые проблемы, за исключением тех, что относятся к работе.

Ошибка 7: при подборе сотрудников не учитывается схожесть их интересов, их морально-этические ценности и привычки

В компаниях, работающих «по западной» модели все больше внимания уделяется «стилю жизни соискателя».

Пример. В одной из финансово-инвестиционных компаний Москвы при приеме на работу кандидатов, в первую очередь, попросят: «расскажите о себе что хотите, не касающееся работы». Долгое время, мне казалось, что данный нюанс не имеет большого значения для того, насколько правильно и тщательно будут выполняться возложенные на сотрудников обязанности. Но некоторое время назад я наблюдала ситуацию, когда в одно из подразделений этой компании был принят новый руководитель, не «вписавшийся по стилю» в основной коллектив. Ситуация созрела достаточно быстро и дошло до практически полного игнорирования указаний и распоряжений нового начальника, что классифицируется именно как «неисполнение трудовых функций».

Ошибка 8: игнорирование «силы привычки»

Так уж часто бывает, что по самым разным причинам сотрудники могут привыкнуть работать «с прохладцей», воспринимать низкие показатели работы как «хорошие». Безусловно, это следствие не совсем верной организации труда, а также недостатков в системе контроля и оценки работы персонала. Но нужно выделить и тот момент, что каждый новый работник, попадая в создавшуюся «атмосферу» впитывает «внутрифирменный дух» и в большинстве случаев начинает работать так же, как и большинство коллектива.

Пример. Несколько недель назад один из моих клиентов, в чьей компании сложилась именно такая ситуация, намерено принял на работу молодого человека, с достаточно активной жизненной позицией. При этом, планируя постепенно сменить состав этого «засыпающего отдела», он сказал о новом сотруднике примерно следующее: «они его либо съедят, либо он уйдет». Конечно, не самый честный вариант — отправлять нового сотрудника на амбразуру для того, чтобы появился шанс вывести отдел из состояния «летаргического сна». Но по большому счету, в такой ситуации уместны любые варианты, способные привести компанию к лучшим показателям.

Ошибка 9: непродуманная система оплаты труда

Вариантов здесь может быть великое множество. И мнений, относительно правильности выбора тех или иных методов воздействия на сотрудников, тоже может быть несколько. Приведу только два примера.

Пример. Руководство одной из крупных производственных компаний — лидера в своей отрасли, придумало интересную систему оплаты для менеджеров отдела продаж.

Заработок менеджера отдела продаж было решено разделить на две части: собственно оклад и процентную ставку с оборота. Для стимулирования продаж (чтобы менеджеры не засиживались на большом и стабильном окладе) основную часть заработка этих работников составляла именно процентная ставка. Часто, в силу внутренних причин на работу принимались люди с минимальным опытом в продажах. Для мотивации новичков им предлагались щадящие стартовые условия: в первый месяц работы новоиспеченный менеджер, помимо отработанных процентов, получал оклад 350 у.е., во второй — 300 у.е., в третий месяц — 250 у.е. Там уже заканчивался испытательный срок и считалось, что за три месяца новый сотрудник должен был «наработать» клиентскую базу, дающую ему стабильный и достаточно высокий доход. Поэтому с четвертого месяца окладная часть составляла... 200 у.е.! Попробуйте спрогнозировать поведение менеджеров после прохождения испытательного срока. Я думаю, вы догадаетесь, что большинство из них прекращало активные поиски новых клиентов (т.е. фактически, прекращало в полном объеме выполнять возложенные на него обязанности) и начинало вялотекущий поиск новой работы.

Пример. Долгое время солидная московская полиграфическая компания успешно работала и набирала обороты, но однажды руководитель компании понял, что организация практически остановилась в своем развитии и дальнейшего расширения клиентской базы не происходит. Было потрачено много времени и сил для выяснения причин происходящего, и в результате был сделан следующий вывод: «менеджеры отдела продаж «наелись». Большинство из них достигло в заработках того уровня, когда им уже не требовалось дальнейшего роста их заработной платы. Им вполне хватало того, что они зарабатывают на уже имеющихся клиентах, и трудозатраты на поиск и обработку нового клиента для них были слишком большими по отношению к предполагаемому дополнительному доходу. В результате, часть обязанностей просто была «забыта». С подобной ситуацией доводилось сталкиваться и в других, занимающихся продажами, компаниях. Бороться с этой проблемой можно самыми разными способами, начиная от приема на работу новых, «голодных» сотрудников и заканчивая реорганизацией отдела продаж.

Ошибка 10: нет общей организации рабочих мест

Теперь настало время остановиться на нескольких организационных моментах, способных повлиять на качество и производительность труда.

В этой части будем говорить о совсем обыденных вещах: насколько созданы условия труда для каждого конкретного работника, как надежно работает оргтехника, всегда ли есть в наличии расходные материалы, отлажен ли компьютер, стабилен ли доступ в Интернет?

Плохо работающий факсимильный аппарат позволит секретарю с чистой совестью заявить, что она потратила полтора часа на отправку документа и, скорее всего, вы не найдете, что ей возразить. И это самый простой и безопасный для компании вариант.

Если вам повезло с персоналом и он изо всех сил стремится работать в тех условиях, которые есть, невзирая на проблемы с техникой и обеспечением, вы должны быть к нему предельно внимательны. Так как даже у самого лояльного сотрудника рано или поздно наступает момент, когда пропадает желание бороться с трудностями и хочется спокойно поработать, не особо заботясь о результатах. Вот тогда и может возникнуть ситуация, когда за «видимостью активной работы» ваши люди будут некоторое время отдыхать от беготни и постоянного решения мелких проблем, объясняя неудачи и сорванные контракты «сбоями в работе техники», а бесцельно проведенное рабочее время — «борьбой с плохо работающим факсом».

Можно еще очень и очень долго заниматься поиском ответов на вопрос «почему люди не работают». И причин для «неработы» будет гораздо больше, чем поводов для качественного выполнения своих обязанностей. В ответ на это каждый руководитель вынужден находить свою собственную «изюминку» среди способов, позволяющих призвать сотрудников к качественной и полноценной работе.

В заключение приведу выдержку из мини-резюме совсем еще молодого и не испорченного «излишними знаниями» человека: «Я знаю английский, немецкий, хорошо владею компьютерной грамотой. Рад буду вам помогать. Вам лишь стоит дать мне мотив для плодотворной работы. Заранее спасибо!»

«Если они думают, что они нам платят, то пускай также думают, что мы работаем» (из откровений работника)

Неисполнение должностных обязанностей, наверное, одна из самых глобальных проблем, если не самая значимая в сфере труда. В конечном счете, все усилия как современной теории и практики менеджмента, так и психологии труда, организационной психологии, направлены на то, чтобы работник работал лучше, качествен нее, эффективнее, с большей отдачей.

Исследования социальных психологов показывают, что более 60% конфликтов в звене «начальник-подчиненный» происходят по причине недобросовестного исполнения должностных обязанностей, причем преимущественно подчиненным. Поэтому само явление «неисполнение должностных обязанностей» и меры по обеспечению добросовестного исполнения своих должностных функций требуют системного рассмотрения. Если говорить коротко, то необходимо анализировать в тесном единстве взаимосвязь таких элементов трудового процесса как работник, руководитель, организация и социальная среда. Проанализируем каждый из этих элементов.

Работник

Первое. Приоритетным должно быть понимание того, что в современной России большинство людей, занятых в сфере труда, не любят добровольно добросовестно работать. Бытовое мнение «отдыхать легче, чем работать», к сожалению, пока что является довольно распространенным. Нравиться это нам или нет, но это надо понимать и принимать к действию.

Второе. Вытекает из первого положения: большинству не нравится контроль над их трудом, т.к. он мешает отдыхать на работе или же работать «спустя рукава».

Третье. Значительная часть людей, в том числе и работников не проявляют должной инициативы, самостоятельности, а значит объективно не могут полностью выполнять свои обязанности, особенно, если от них требуется хоть какое-то творчество исполнителя.

Четвертое. Работники, даже одного должностного уровня, часто очень сильно отличаются по уровню своего профессионализма. Это связано с текучестью кадров, различным возрастом, опытом, сложившимся отношением к труду. Отсюда — разное качество исполнения обязанностей.

Пятое. Различный уровень мотивации к добросовестному труду. Несомненно, есть работники, которые могут длительный период работать, как говорится, «за идею». В то же время, необходимо констатировать, что редкий работник трудится ради работы, основная же масса — ради денег.

Шестое. Пока что в нашем обществе, как свидетельствуют социологические исследования, подавляющая часть работников трудится ради сегодняшнего дня, мало задумываясь об отдаленном будущем. И как следствие — недобросовестное исполнение своих обязанностей.

Седьмое. Из-за высокого уровня безработицы определенная часть незанятых в сфере труда специалистов устраивается, как они считают, на временную работу, параллельно, от случая к случаю занимаясь поиском работы по призванию. Естественно, что этот «временный» период довольно часто затягивается. Занимаясь не своим делом, работник редко трудится добросовестно.

Что делать?

Ключевое значение имеет профессиональный психологический подбор. Нужно изначально обеспечить качественные возможности персонала.

Необходим дифференцированный подход к мотивации. Огульный и упрощенный подход — «деньги решают все», — уже не работает так эффективно, как хотелось бы.

Старайтесь правильно оценить работника, начиная с приема на работу. Причем с ростом профессионализма специалиста должна расти и его цена, что, как правило, не нравится руководству.

Грамотный кадровик всегда, ежедневно и ежечасно, должен думать о создании перспектив роста сотрудников — карьерное продвижение, увеличение заработной платы, возможности для учебы и т.п.

В разумных пределах должен быть расширен спектр поощрений работников, в том числе социального плана. В последние годы замечено, что вновь начала возрастать значимость моральных стимулов к добросовестному труду: грамоты, переходящие призы, вымпелы, знамена и т.д. Еще лучше, если они корректно подкрепляются и денежными премиями, усиливая мотивирующее воздействие.

Органичное сочетание поощрения и наказания. В среде работников должен быть создан дух, убежденность и уверенность в том, что за недобросовестное отношение к работе по головке гладить не станут. Должен работать не страх наказания, а его неизбежность за нарушения трудовой дисциплины.

Всегда должен присутствовать четкий контроль со стороны руководства за исполнением должностных обязанностей каждого специалиста организации. Это отдельный важный вопрос для обсуждения. Необходимо лишь отметить, что уровень требовательности должен быть одинаковым ко всем работникам, а контроль — не тотальный, но периодический.

Требуется индивидуальный подход к определению служебной нагрузки работника. Иногда от менеджеров можно услышать: «Он получает деньги, поэтому пускай работает так, как я этого требую». С одной стороны, формальной — правильно, а если рассудить — то далеко не всегда эффективно.

Руководитель

Первое — примерное отношение руководящего состава к исполнению своих обязанностей. Если руководство фирмы или организации систематически допускает нарушения установленных правил организации труда, распорядка дня, то очень сложно ждать другого отношения к трудовой дисциплине от рядовых сотрудников. Как говорят, дурной пример заразителен.

Второе — отсутствие заботы о подчиненных. Отношение руководства к работникам, как к используемому материалу, порождает у людей безразличное отношение к работе. Яркий и крайний пример — это низкий уровень производительности труда при рабовладельческом строе.

Третье — неадекватный ситуации стиль руководства. Нежелательны как излишняя требовательность, тотальный авторитаризм, мелочная опека, так и откровенное панибратство, показной демократизм, особенно если такое поведение руководителя явно диссонирует со сложившейся ситуацией в организации. Многочисленные исследования социальных психологов показывают, что стиль руководства должен соответствовать решаемым группой задачам. В сложной, напряженной обстановке, когда приходится решать ответственные задачи, более эффективен авторитарный стиль руководства. В комфортных, спокойных условиях функционирования организации более приемлем коллегиальный, демократический стиль управления.

Четвертое — выделение руководителем среди сотрудников «своих», «чужих» или «остальных». Раскол на группы, зависть, интриги снижают мотивацию к добросовестному труду, отбивают всякую охоту трудиться добросовестно.

Пятое — текучесть кадров в управленческом звене. Это — немаловажный фактор, с точки зрения отношения работников к выполнению своих обязанностей. Ленивые и недобросовестные улучают момент, когда новый руководитель еще не вник в ситуацию, и используют в своих интересах его адаптационный период, особенно, если он молод и неопытен.

Что делать?

Руководитель в любой управленческой ситуации должен быть примером для своих подчиненных. Бытующее среди определенной части менеджеров мнение — «Я — босс, и этим все сказано», отражает недальновидность и ограниченность профессионального роста таких руководителей.

Проявляйте необходимый уровень заботы о персонале. Разумное сочетание требовательности и заботы о нуждах и запросах работников внушает им веру в справедливость, стимулирует работать не только за плату, но и за бережное отношение руководителей к кадрам.

Демонстрируйте гибкий стиль руководства, оперативно меняйте его, если этого требует обстановка.

Старайтесь относиться к работникам ровно, не создавайте групп особо приближенных и «отверженных». Выделение работников, причем публично, желательно по уровню профессионализма, величине вклада в успешное функционирование организации в целом, добросовестному выполнению обязанностей.

Скрупулезно и бережно относитесь к сохранению и наращиванию кадрового потенциала организации. Проще простого уволить. Но хорошие специалисты на дороге не валяются. Есть множество примеров, когда руководители решали поставленные перед ними задачи по улучшению финансово-хозяйственного положения организации без массовых увольнений. Ведь конечная заслуга в том, что компания динамично развивается, заключается в людях и их отношении к работе.

Будучи назначенным на новую должность, быстро входите в курс дел. Свежий взгляд всегда вам поможет. Говорят, что первое впечатление бывает обманчивым. Во многих случаях — так оно и есть. Но не всегда. Не позволяйте опытным и психологически сильным сотрудникам манипулировать вами. Оказав одну-две неформальных услуги новому руководителю, они отвоевывают у него право на будущие снисхождения в случае упущений в работе.

Организация

Первое. Большое значение имеет тот факт, какие традиции сложились: образно говоря, «горят» ли работники на работе или «отбывают номер».

Второе. Какой тип вашей организации — современный, западный или советский, где главное не высовываться и не проявлять себя?

Третье. Морально-психологический климат, уровень требовательности, круговая порука. Слишком хорошие, дружеские отношения мешают добросовестной работе. Хрестоматийными стали результаты исследования американских психологов под руководством Хоуманса, проведенные в годы Второй Мировой войны. Психологи выяснили, что лучше выполняли боевые задачи те экипажи бомбардировщиков, которые не отличались высокой сплоченностью. Экипажи, которые славились дружбой и сплоченностью, выполняли бомбометания менее прицельно, особенно если была активна противовоздушная оборона противника. Сдвиг ценностей у группы с задачи на отношения закономерно приводил к ухудшению качества ее деятельности.

Четвертое. Сбалансированность рабочих мест. Мы уже указывали на важность этого ключевого элемента в одном из номеров журнала «Кадры предприятия» за 2002 год. Отметим лишь, что должен соблюдаться баланс между выполняемыми функциями и имеющимися для этого средствами; между обязанностями работника и его правами; между ответственностью и властными полномочиями.

Пятое. Мотивация. Очень много об этом говорится. Одно верно: любая организация вырабатывает свою систему мотивирования работников, причем, она должна быть гибкой и меняться в зависимости от этапа жизни организации.

Шестое. Собственно организация труда (подробнее — смотри мнение менеджера).

Что делать?

Ищите объективные критерии добросовестного отношения сотрудников к своей работе. Надо использовать различные способы оценки результатов деятельности работников в зависимости от поставленной задачи; уровня состояния дел, с которого работник начал трудиться; того, как вы сами бы с этой работой справились; результатов аналогичной работы других сотрудников; идеальности выполнения задания; предыдущих результатов работы этого сотрудника.

Поощряйте инициативу, здоровый дух соперничества, соревновательности.

Создавайте атмосферу требовательности среди работников. Ни в коем случае не нужно поощрять систему доносительства. А вот публичные оценки самих работников необходимо поддерживать.

Четко организуйте работу своих подчиненных, начиная от стратегического планирования и заканчивая оценкой результатов труда.

Социальная среда

Первое. Отсутствие конкуренции, монополизм на рынке производимой продукции или оказываемых услуг расслабляет как руководителей, так и работников. В результате персонал до поры, до времени починает на лаврах.

Второе. Отсутствие конкуренции рабочей силы. Чувство собственной незаменимости и нужности расхолаживает.

Третье. Сложившийся уровень заработной платы для этого типа работников в данном регионе в сравнении с соседними субъектами — не в пользу работников организации. Примером в этом отношении может быть Тюменская область, где на юге области и в северных округах, входящих в состав данного субъекта Федерации, заработная плата аналогичных специалистов отличается в 3—4 раза не в пользу «южан».

Четвертое. Уравниловка в данной отрасли. «Как бы ни трудился, больше не получишь». Откуда будет рвение в работе?

Пятое. Бич бюджетных организаций — тарифные сетки с мизерными окладами порождают безразличие к исполнению должностных обязанностей. Недаром жизнь родила крылатое выражение ставшее эпиграфом к этой статье.

Шестое. А как у других, аналогичных структур обстоит дело с отношением к работе? Ведь дурной пример заразителен. Рассуждения работника: «Мы пашем-пашем, а вот они за такую же зарплату палец о палец не ударят. А чем мы хуже?».

Что делать?

Постоянно ищите резервы и перспективы для развития. Если организация «застынет» — дисциплина труда неизбежно будет падать.


Создавайте заинтересованность работника в своем рабочем месте. Ротации, аттестации, увольнение бездельников, введение в коллектив новых и свежих кадров помогут создать такую заинтересованность.

Если вы — руководитель бюджетной организации и заработная плата ваших сотрудников во многом зависит от тарифных сеток и разрядов, необходимо искать дополнительные, возможно не материальные стимулы. Премии, доплаты к праздникам, моральное стимулирование, отдых, отпуска, другие льготы, но не огульно, а по заслугам — вот направление вашей деятельности.

Может возникнуть вопрос — а что главнее: работник, руководитель, организация или социальная среда? На наш взгляд, однозначного ответа дать невозможно. Все важно и первостепенно. Приоритетность работы определяет конкретная ситуация с дисциплиной труда в отдельной организации. Важно, чтобы вами не был упущен ни один элемент из этой системы.

«Цели ясны, задачи определены. За работу, товарищи!» Н.С. Хрущев, речь при закрытии XXII съезда КПСС 31.10.1961

Правовая сторона ситуации предполагает рассмотрение ряда вопросов с точки зрения трудового законодательства и юридической практики.

Что понимается под должностными обязанностями?

Трудовой кодекс РФ и подзаконные акты в основном оперируют понятием «трудовые обязанности». В зависимости от категории работника трудовые обязанности подразделяются на должностные, т.е. выполняемые служащими, замещающими должности и производственные (рабочие), т.е. выполняемые рабочими по профессии.

В данном случае «производственные (рабочие)» — это условное название, позволяющее отграничить трудовые обязанности, связанные с выполнением порученной работы, от иных обязанностей работника в сфере труда (например, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка организации; соблюдать трудовую дисциплину; выполнять установленные нормы труда; соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда) и одновременно обозначить их отличие от должностных обязанностей.

Должностью является учрежденная в установленном порядке первичная структурная единица организации, определяющая содержание, объем обязанностей и полномочий замещающего ее работника — служащего. Главное отличие между должностями служащих и профессиями рабочих (помимо того, что служащие занимают должности, а рабочие выполняют работы по профессии) по советскому трудовому праву заключаются в характере труда: первые предполагают умственный (нефизический), а вторые — физический труд.

Фактически должность представляет собой место в структуре организации, которое занимает определенный работник. Занятие (замещение) должности предполагает закрепление в штатном расписании, оплату выполняемых обязанностей, а также ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение этих обязанностей.

В соответствии с принятой классификацией служащие делятся на три категории: руководители, специалисты и другие служащие (технические исполнители). Отнесение к той или иной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно - административные, аналитико - конструктивные, информационно - технические).

В нашей ситуации предметом рассмотрения являются именно должностные обязанности. Должностные обязанности определяют объем и пределы практического выполнения порученных работнику согласно занимаемой должности функций и поставленных перед ним задач. Участвуя в трудовых отношениях, служащий за плату лично выполняет определенную работу и сознает свою ответственность перед работодателем.

Откуда работник должен узнать, исполнения каких должностных обязанностей от него ожидает работодатель?

Основным правовым актом, определяющим трудовые обязанности любого работника, является трудовой договор. Часть вторая статьи 57 Трудового кодекса РФ относит к числу существенных условий трудового договора наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретную трудовую функцию, а также права и обязанности работника. Для того, чтобы должностные обязанности, обусловленные наименованием замещаемой должности или непосредственно трудовой функцией, стали обязательными для исполнения, необходимо закрепить их в трудовом договоре. При их описании в договоре чаще всего используются общие формулировки, которые конкретизируются в таком организационно-распорядительном акте, как должностная инструкция. Перечень обязанностей, прописываемых в инструкции должен содержать только те из них, которые непосредственно связаны с трудовыми отношениями.

Основой для разработки должностных инструкций служат Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (с изм. на 20.06.2002), а также сборники общеотраслевых и отраслевых тарифно-квалификационных характеристик по должностям служащих, например, утвержденные постановлением Минтруда России от 06.06.1996 N 32 (с изм. на 20.02.2002). В них содержатся типовые должностные обязанности и квалификационные требования по основным должностям различных отраслей экономики.

При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в Квалификационном справочнике или характеристике по той или иной должности служащего, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

Должностными обязанностями служащих наряду с выполнением конкретных функций, предусмотренных соответствующей квалификационной характеристикой должности, может быть предусмотрено обязательное соблюдение на каждом рабочем месте требований по охране труда, а должностными обязанностями руководителей — обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей, а также контроль за соблюдением ими требований нормативных правовых актов по охране труда.

Чаще всего «почва» для неисполнения работником своих должностных обязанностей закладывается уже при разработке должностной инструкции. Неконкретность, непонятность и двусмысленность формулировок приводит к тому, что служащий:

а) просто не понимает, какие функции он должен выполнять;

б) использует формулировки как оправдание и базу для того, чтобы ничего не делать.

Дублирование одних и тех же обязанностей в должностных инструкциях работников, занимающих разные должности, также может стать причиной неисполнения проблемной функции — той, которая «одна на двоих».

Однако причина нарушения работником своего обязательства выполнять порученную ему работой может заключаться не только в некорректности формулировок обязанностей. Возлагая на служащего обязанности, работодатель должен обеспечить его реальными механизмами их исполнения, например, наделить определенными правами или полномочиями по требованию совершения действий от других работников. Отсутствие функциональных прав в должностной инструкции может свидетельствовать либо о формальном подходе работодателя к определению трудовой функции работника, либо о том, что он не заинтересован в обеспечении реальной возможности выполнения этой функции.

Со своими обязанностями и функциональными правами работник знакомится при заключении трудового договора. Ставя свою подпись под трудовым договором, он тем самым принимает на себя перечисленные в договоре обязанности. Если должностная инструкция оформлена в качестве приложения к трудовому договору, являющегося неотъемлемой его частью, необходимо, чтобы работник подписал и инструкцию.

Только с этого момента у работодателя есть юридические, официально задокументированные основания требовать от работника исполнения возложенных на него должностных обязанностей. Такое право ему предоставлено частью первой статьи 22 ТК РФ. Работнику же часть вторая статьи 21 Кодекса предписывает добросовестное исполнение своих трудовых обязанностей по занимаемой (замещаемой) им должности.

В том случае, если трудовой договор не заключен в письменной форме, перечень и объем должностных обязанностей не согласованы (при этом не имеет значения, где они прописаны в договоре или приложении к нему — должностной инструкции), то одним фактическим допущением работника к работе работодатель не сможет обосновать свою правоту по требованию от работника исполнения возложенных на него устно обязанностей в суде.

Если же все формальности улажены, экземпляры трудового договора и должностной инструкции у работника на руках, работодатель все еще не может считаться полноправным хозяином ситуации. Прежде чем требовать выполнения должностных обязанностей, он должен выполнить определенные требования законодательства, например, обеспечить:

1) работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения трудовых обязанностей (часть вторая статьи 22 ТК РФ);

2) бытовые нужды работника, связанные с исполнением ими трудовых обязанностей (часть вторая статьи 22 ТК РФ);

3) безопасность труда и условия, отвечающие требованиям охраны и гигиены труда (часть вторая статьи 22 ТК РФ);

4) работнику оплату за труд (часть вторая статьи 22 ТК РФ); и др.

Также работодателю вменяется в обязанность создание для работника условий, необходимых для соблюдения дисциплины труда. Но самое главное, это обязанность работодателя предоставить работнику работу, обусловленную трудовым договором.

Что означает «неисполнение» должностных обязанностей?

Ответ на этот вопрос должен найти отражение в должностной инструкции служащего. Прежде всего, неисполнение — это не совершение определенных действий, которые работник должен выполнить для выполнения задачи, поставлен ной перед ним, т.е. фактически бездействие. Однако это может быть и активное действие, на совершение которого установлен запрет. Например, в должностной инструкции менеджера торгового зала указано, что он обязан не вступать в споры с представителями контролирующих органов, не создавать им никаких препятствий. При проверке организации менеджер совершает активные действия — вступает в спор с государственными инспекторами, не предъявляет им запрашиваемые документы. В данном случае своими действиями работник фактически не исполняет возложенные на него обязанности.

В должностной инструкции необходимо также закрепить различия между неисполнением должностных обязанностей и ненадлежащим исполнением таковых. Критериями ненадлежащего исполнения по общему правилу, являются исполнение обязанностей не в полном объеме, за пределами отведенных для этого сроков (до или после), вследствие чего получен результат, не соответствующий первоначальной цели исполнения. Не всегда несвоевременность исполнения должностных обязанностей предполагает опоздание, задержку. В качестве ненадлежащего исполнения должностных обязанностей, может быть и опережение отведенных сроков, например, отправление документов до согласования действий и т.д.

Разграничение понятий «неисполнение» или «ненадлежащее исполнение» необходимо для того, чтобы правильно использовать инструменты воздействия на работника, предусмотренные законодательством.

Статьей 192 Трудового кодекса РФ установлено, что за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарные взыскания. В соответствии с Кодексом самая серьезная ответственность в трудовых отношениях — увольнение по соответству ющим основаниям, которое следует за наиболее «тяжкое» нарушение, т.е. неисполнение. Так, трудовой договор по инициативе работодателя может быть расторгнут в случае неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание — пункт 5 статьи 81 ТК РФ.

Как воздействовать на дисциплину труда в части исполнения должностных обязанностей?

Помимо обеспечения предписанных Трудовым кодексом РФ условий наступления у работодателя права требования исполнения трудовых обязанностей, ему необходимо установить систему оценки качества исполнения должностных обязанностей и обоснования дальнейших своих действий.

Что здесь имеется в виду? Когда в организации введены четкие критерии оценки результатов работы сотрудников, воздействие на трудовую дисциплину в части исполнения должностных обязанностей будет носить явно выраженный, доступный характер для персонала и будет являться весомым доказательством правоты работодателя при возникновении индивидуальных трудовых споров.

Кроме того, например, оценка работы при установлении количественных критериев норм труда, позволяет разграничить заработную плату на части: нормируемую и гарантированную. А это, в свою очередь, позволяет применять работодателю финансовые санкции к работникам при неудовлетворительных результатах их работы. И речь идет не о штрафах, которые трудовым законодательством вообще не предусмотрены, а о применении части третьей статьи 155 ТК РФ, которая устанавливает, что при невыполнении норм труда (должностных обязанностей) по вине работника оплата нормируемой части заработной платы производится в соответствии с объемом выполненной работы.

Однако важно помнить, что при нормировании труда работодатель, в соответствии со статьей 163 ТК РФ, обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки. К таким условиям, в частности, относятся:

исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;

своевременное обеспечение технической и иной необходимой для работы документацией;

надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;

условия труда, соответствующие требованиям охраны труда и безопасности производства.

Другой мерой воздействия на качество исполняемых должностных обязанностей являются различные системы премирования, стимулирующие выплаты и надбавки, которые работодатель имеет право устанавливать согласно части первой статьи 144 ТК РФ. Успешное и добросовестное исполнение своих должностных обязанностей может являться основанием для премирования. Тем более таким основанием будет исполнение должностных обязанностей служащими в условиях, отличающихся от нормальных.

Крайней мерой является применение предусмотренных Трудовым кодексом РФ мер ответственности о наложении взысканий за ненадлежащее выполнение должностных обязанностей. В любом случае нелишним будет указание в локальных нормативных актах видов ответственности. При чем, конструкция раздела, устанавливающего виды ответственности, сама может являться сильным фактором, воздействующим на определенные категории исполнителей. Так, зачастую, в должностных инструкциях встречаются следующие формулировки:

«несет ответственность за организацию работы и т.д.»;
«действует под свою ответственность»;
«несет ответственность перед руководителем... за ...».

Такая речевая конструкция напоминает о долге и влияет на людей с его обостренным чувством. Но она настраивает, скорее, на моральную, этическую или социальную, а не юридическую ответственность.

Иную цель преследуют указания на ответственность: «привлекается к ответственности за ...», «несет ответственность за ...» или «за несоблюдение, неисполнение, нарушение привлекается к ...». Здесь работник предупреждается о возможных неблагоприятных последствиях, которые наступят в случае его неправомерного поведения. Это довольно часто оказывает сильное дисциплинирующее воздействие на работников — «нонконформистов», не соглашающихся с существующими порядками.

Изложенные выше варианты конструкции ответственности в юриспруденции именуются «позитивная» (в первом случае) и «негативная» ответственность (во втором). Они оба имеют право на существование и при правильной оценке психотипа работников дают ощутимый эффект требуемого воздействия.

Какие виды ответственности предусматривает трудовое законодательство за неисполнение должностных обязанностей?

Служащие несут персональную ответственность в рамках своих должностных обязанностей в порядке, предусмотренном трудовым законодательством.

Меры дисциплинарной ответственности установлены статьей 192 Трудового кодекса РФ. Это — замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям.

Кроме того, если неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей работником привели к прямому действительному ущербу для работодателя (под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление имущества (статья 238 ТК РФ), и установлена причинно-следственная связь между действием служащего при исполнении им должностных обязанностей и нанесенным ущербом, работник привлекается и к материальной ответственности.

Дисциплинарная и материальная ответственность — это виды юридической ответственности, к которой работодатель может привлечь работника самостоятельно. Однако, исходя из характера неисполнения должностных обязанностей и последствий, к которым оно привело, может наступать административная и уголовная ответственность. В этом случае, работодатель, например, может инициировать привлечение работника к ответственности через соответствующие юрисдикционные органы.

Какие основания освобождения от ответственности за неисполнение должностных обязанностей?

Общий принцип определения виновности в неисполнении обязательств: лицо признается невиновным, если при той степени заботливости и осмотрительности, какая от него требовалась по характеру обязательства, оно приняло все меры для надлежащего исполнения обязательства.

Основанием для освобождения от ответственности являются:

необеспечение работника в соответствии с установленными нормами средствами индивидуальной и коллективной защиты (работодатель не имеет права требовать от работника исполнения трудовых обязанностей и обязан оплатить возникший по этой причине простой — статья 220 ТК РФ);
нарушение работодателем трудовых прав работника;
иные, не зависящие от воли работника события, помешавшие ему надлежащим образом исполнять свои должностные обязанности (чрезвычайные обстоятельства, стихийные бедствия и т.п.);
недоказанность вменяемых работнику нарушений и т.д.

Когда и в чем нужна помощь юриста?

Юриста желательно привлекать еще на этапе разработки должностной инструкции. Его участие будет заключаться в правовой экспертизе юридического содержания формулировок обязанностей и определении перспективы спора по той или иной речевой конструкции. Если в должностной инструкции определяется ответственность служащего, юрист должен проверить, правильно ли определили методы дисциплинарного и юридического воздействия на работника специалисты отдела кадров, менеджер по персоналу. Как уже отмечалось ранее, практика применения штрафов в последнее время широко распространена. Причем, применяет ее и руководство малых предприятий, порой не отдавая себе отчет, что юридическая категория «штраф» обуславливает обязательное наличие иных юридических категорий (первой из которых, например, является прямое указание о возможности наложения штрафа в федеральном законе), и руководство крупных, разделяя заработную плату на «белую» и «черную» и обуславливая выплату в полном объеме только надлежащим и в полном объеме исполнением должностных обязанностей. Кадровики нередко прописывают системы штрафов или депремирования непосредственно в должностных инструкциях, давая тем самым основания работникам обращаться в государственные инспекции труда за защитой своих прав, а государственным инспекторам — для привлечения работодателя к ответственности.

Участие юриста в процессе привлечения к дисциплинарной и материальной ответственности исключать нельзя. Правовая экспертиза документов, являющихся основанием для наложения взысканий или требования о возмещении ущерба, является залогом того, что при переносе трудового спора в суд или комиссию по трудовым спорам, позиция работодателя будет подкреплена соответствующими доказательствами.

Помощь юриста может понадобиться и при определении описанных менеджером по персоналу и психологом форм воздействия на источники и причины неисполнения работниками должностных обязанностей.

Источник: Klerk.ru